Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos
1. El Archivo. Concepto y finalidad.
– Clases de archivos:
- Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
- Por su contenido: público o privado.
- Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
- Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
– Sistemas de registro y clasificación de documentos:
- Alfabético.
- Numérico.
- Alfanumérico.
- Temático.
- Geográfico.
- Cronológico.
- Otros.
– Mantenimiento del archivo físico:
- Recursos materiales.
- Infraestructura de archivo.
– Mantenimiento del archivo informático:
- Métodos.
- Unidades de conservación.
– Planificación de un archivo de gestión de la documentación:
- Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.
- Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
- Sistemas de registro y codificación a implantar.
- Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.
- Definición de las formas de acceso al archivo.
- Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo.
- Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
- Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
– Los Flujo gramas en la representación de procedimientos y procesos:
- Concepto.
- Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.
– Análisis de sistemas operativos:
- Evolución, clasificación y funciones.
– Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones:
- Controladores, parches y periféricos.
– Gestión del sistema operativo:
- Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
– Gestión del sistema de archivos:
- Elementos, funciones y búsquedas.
– Exploración o navegación:
- Barra de menú.
- Barra principal.
- Barra de dirección.
- Panel Lateral.
- Panel de visualización.
- Barra de estado.
– Grabación, modificación e intercambio de información:
- Documentos estáticos y dinámicos.
- Vinculación e incrustación de información.
– Herramientas:
- Compresión y descompresión.
- Multimedia.
– Procedimientos para usar y compartir recursos:
- Configuración de grupos de trabajo.
- Protocolos de comunicación.
- Servicios básicos de red.
– Optimización de los sistemas:
- Entorno gráfico y accesibilidad.
– Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas:
- Catálogo de incidencias.
- Reproducción de incidencias y soluciones.
– Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información:
- Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
- Programas maliciosos.
– Normativa legal aplicable:
- Propiedad intelectual.
- Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Código de Comercio.
3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la. documentación.
– Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo:
- Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.
– Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
- Desde el punto de vista de la seguridad.
- Desde la óptica del uso la racional de los recursos.
- Desde el punto de vista económico.
– Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
- Flujo Paralelo.
- Flujo Secuencial.
- Flujo Convergente.
- Flujo Iterativo.
– Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación:
- Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.
- Codificación de documentos.
- Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.
- Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.
- Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento.
- Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
– Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación:
- UNE
-ISO 15489.
- Modelo EFQM de Excelencia.
- Otras Normas.
